Dans le cadre du Grand débat national annoncé le 18 décembre 2018 par le Président de la République Emmanuel Macron, les communes ont été invitées à mettre à disposition de leurs habitants des cahiers dits "d’expression citoyenne" ou, par analogie avec ceux de 1789, "de doléances". La préfecture du Pas-de-Calais a ainsi reçu 356 cahiers, de formes et de contenu très divers, dont les copies ont été adressées à la Mission du Grand débat.Les originaux, demeurés en préfecture, ont été versés aux archives départementales le 4 avril 2019, en sous-série 3363 W, afin de permettre leur conservation à des fins de recherche historique ainsi que leur consultation par le grand public.Délais de communicabilité Les règles de communicabilité des archives publiques sont régies par les articles L. 213-1 et 2 du Code du patrimoine. Le principe fondateur en est la libre communicabilité immédiate, à l’exception des secrets protégés par la loi, explicitement listés.En l’occurrence, ces cahiers ayant été ouverts en mairie, à disposition de tous, les informations qu’ils contiennent ont été volontairement inscrites par des personnes ayant connaissance que tout individu désirant remplir le cahier pouvait les lire par la suite : ils sont donc, en principe, librement communicables sans délai.Cependant, plusieurs mairies ont ajouté dans ces cahiers les contributions reçues par lettre ou par mail, sans que celles-ci indiquent nécessairement le souhait de leur auteur de les joindre aux cahiers. Il ne peut alors être établi avec certitude que ces personnes aient accepté la diffusion publique de leurs contributions, d’autant que des informations relatives à leur vie privée (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, etc.) peuvent y être mentionnées.Ainsi, en application de la législation en vigueur, le principe de communication des cahiers d’expression citoyenne est le suivant, au regard des informations portées dans ceux versés aux Archives départementales du Pas-de-Calais :Cahier sans adjonction de courriers ou mails : libre communicabilité immédiate ;Cahier avec adjonction de courriers ou mail :Absence de secrets protégés par la loi : libre communicabilité immédiate ;Présence d’informations relatives à la vie privée : délai de 50 ans à compter de la date du document ;Présence d’informations à caractère médical : 120 ans à compter de la date du document. Le délai légal est de 120 ans à compter de la naissance de l’individu ou 25 ans à compter de son décès mais, cette date n’ayant pu être établie pour chaque contribution, le délai a été étendu pour être le plus protecteur possibleSur 356 cahiers, seuls 55 sont soumis à l’un des deux délais listés ci-dessus. Ces derniers peuvent faire l’objet, sur demande préalable et après étude de la cote concernée, d’une communication par extrait en salle de lecture en occultant les contributions couvertes par les différents secrets.Demande de dérogationIl est également possible de formuler une demande de consultation par dérogation aux délais légaux afin d’accéder à l’intégralité des cahiers non librement communicables, en justifiant de la nature et de l’objectif de sa recherche. Cette modalité de consultation spécifique fait l’objet d’un avis préalable de la Préfecture, en tant que service producteur, et des archives départementales avant décision du Service interministériel des Archives de France.Les numérisations de la totalité des cahiers ainsi que les données issues de leur exploitation, centralisées par la Mission du Grand débat, seront prochainement versées aux archives nationales. Leur communication au public obéira également aux principes énoncés ci-dessus.