Ensemble des documents entrés pendant une période donnée dans un services d’archives ou dans un centre de pré-archivage tant par versement que par dépôt, réintégration, achat, don ou legs.
Glossaire
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A
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Accroissement
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Archives
Documents, quels que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l’objet d’un archivage, par opposition aux archives courantes.
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Archives audiovisuelles
Documents sous forme d’enregistrements sonores et d’images en mouvement.
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Archives courantes
Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.
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Archives définitives
Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.
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Archives départementales
Service public du conseil départemental qui a pour mission principale de conserver les archives des administrations ayant compétence dans le département. Elles reçoivent donc les dossiers des administrations dont le ressort est départemental : conseil départemental, préfecture et services déconcentrés de l'État (services fiscaux par exemple) principalement. Toutefois, afin d'enrichir ses fonds, la direction des archives peut recevoir des documents de personnes physiques ou morales privées (des associations par exemple). Ce type d'archives entre chaque année principalement par voie d'achat, de don ou de dépôt.
Les archives départementales conservent en plus des archives des administrations départementales les anciennes minutes des notaires (de plus de 100 ans généralement) ainsi que les anciens dossiers (de plus de 100 ans également) des communes de moins de 2 000 habitants.
Par analogie, les archives nationales reçoivent les archives des ministères, les archives régionales, celles du conseil régional et les archives communales, les archives des communes.
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Archives intermédiaires
Ensemble de documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques.
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Archives orales
Documents constitués de témoignages oraux provoqués ou spontanés, sous forme d’enregistrements ou transcrits.
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Archives privées
Documents d’archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats, etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.
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Archives publiques
Documents résultant de l’activité d’organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.
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Archives électroniques
Document bureautique (rapport, note, compte-rendu de réunion, mail, …) ou données numériques (photographie, vidéo, plan, …).
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Article
Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de conditionnement. L’article constitue tout à la fois l’unité (intellectuelle) de description et l’unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives.
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B
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Base de données documentaires
Outil de structuration de l’information dont le modèle général est une fiche ou notice constituée d’une collection de champs. Les bases de données documentaires permettent de faire des recherches, des tris, différents affichages à partir des données structurées.
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Bordereau de versement
Pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d’archives par un service versant ; le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’ instrument de recherche.
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Bordereau d’élimination
État des documents soumis par un service producteur au visa d’ élimination de l’archiviste, ou proposé pour l’ élimination par un service d’archives au service dont émanent les documents.
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C
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Cadre de classement
Plan directeur préétabli qui fixe, au sein d'un service d’archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries. Le classement n'est pas thématique, comme on a l'habitude de le voir dans une bibliothèque de lecture publique ; il est organique : c'est-à-dire que les dossiers d'une même administration (le plus souvent d'une même direction ou d'un même service) restent groupés et ne sont pas éclatés par thèmes.
Chaque administration (ou groupe d'administrations ayant des fonctions analogues) se voit attribuer une lettre de série et un dossier la lettre de série suivie du numéro du dossier au sein de cette série. Le cadre de classement par lettres est national et est sensiblement le même dans toutes les archives départementales de France (par exemple, série U = archives des institutions judiciaires 1800-1940 environ).
Les archives postérieures à 1940 dérogent toutefois à la règle : elles sont toutes classées dans la série W, quelle que soit l'administration productrice des documents, précédée d'un numéro de versement (de 1 à l'infini).
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Catalogue
Instrument de recherche analytique et méthodique portant sur des documents choisis parce qu’ils sont de même type, comme les cartes et plans, cartes postales, etc., ou parce qu’ils ont été réunis dans un dessein particulier, comme une exposition, quel que soit le fonds auquel ils appartiennent et quel que soit leur lieu de conservation (matérielle).
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Champ
Unité de structuration de l’information dans une base de données. Par exemple, dans un champ "Auteur", on indique une unité d’information descriptive, soit l’auteur d’un ouvrage.
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Classement
Trois définitions :
- Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisée en application du principe du respect des fonds, ou, en cas d’impossibilité d’application de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’ instrument de recherche permettant de les retrouver.
- Opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant.
- Procédure de protection d’un fonds d’ archives privées au titre d’une législation spécifique sur les archives ou sur les biens culturels.
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Collecte
Une des missions fondamentales d’un service d’archives, consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons, et aussi des documents à acheter.
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Collection
Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté et du hasard (par exemple bibliothèque, ensemble des cartes postales, gravures, etc.).
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Communicabilité
Qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que son régime juridique rend accessible au public.
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Communication
Une des missions fondamentales d’un service d’archives, consistant à mettre les archives, en fonction de leur communicabilité et de leur état matériel de conservation, à disposition du public et des administrations, soit sur place dans la salle de lecture, soit avec déplacement, soit à distance. Se dit aussi de l’action matérielle consistant à communiquer les documents.
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Conditionnement
Opération destinée à protéger matériellement des documents d’archives à l’aide de chemises, de sous-chemises, de boîtes, de papier d’empaquetage, de sangles, de tubes, de pochettes, de portefeuilles, etc.
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Conservation matérielle
Une des fonctions fondamentales d’un service d’archives consistant à garder physiquement les documents qui lui sont confiés.
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Conservation préventive
Ensemble des mesures prises par un service d’archives pour assurer la conservation matérielle des documents qui lui sont confiés en vue d’assurer leur sauvegarde.
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Cotation
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Cote
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d’un service d’archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins.
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D
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Description archivistique
Présentation intellectuelle et matérielle d’une unité de description, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique.
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Durée d’utilité administrative
Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.
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Dématérialisation
Transformation de documents papier en traitement numérique.
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Dépôt
Seule modalité susceptible de faire l’objet d’un simple acte sous seing privé, le dépôt est également la seule forme n’entraînant pas transfert de propriété au bénéfice de la personne publique concernée. Il se définit comme
un acte par lequel on reçoit la chose d’autrui, à la charge de la garder et de la restituer en nature
(art. 1915 du Code civil). Le dépôt concerne les archives publiques (archives communales déposées par exemple) et les archives privées. -
Dérogation
Autorisation administrative exceptionnelle et individuelle nominative de consulter des documents d’archives publiques conservés dans un service d’ archives public, avant l’expiration de leur délai de communicabilité.
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E
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Echantillonnage
Forme particulière de tri visant à retenir un certain nombre de documents estimés représentatifs d’un ensemble que sa masse ne justifie pas de conserver intégralement.
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Elimination
Procédure réglementée qui constitue à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore à soustraire des documents du dossier auxquels ils appartiennent, car ils sont dépourvus d’ utilité administrative et d’intérêt historique.
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Estampillage
Application, à des fins de contrôle et de sécurité, d’un cachet indélébile sur des documents identifiant soit le fonds auquel ils appartiennent, soit leur propriétaire ou encore leur détenteur.
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Etat des fonds
Instrument de recherche décrivant de façon sommaire tout ou partie des fonds et collections d’un service d’archives, par fonds, par série et sous-série : intitulé, dates extrêmes, nombre d’articles et métrage linéaire.
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F
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Fantôme
Fiche mise à la place d’un article ou d’un document extrait du dossier auquel il appartient, pendant la durée de sa communication.
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Fonds
Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s’oppose à celle de collection.
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I
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ISAD(G)
Norme générale et internationale de description archivistique. Elle énonce les grands objectifs et principes de la description archivistique et fournit une liste des éléments de description que l’on peut employer dans un instrument de recherche, avec la définition de ces éléments et des exemples d’utilisation.
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Indexation
Opération destinée à représenter par les éléments d’un langage documentaire ou naturel des données résultant de l’analyse du contenu d’un document ou du document lui-même.
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Instrument de recherche
Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.
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Inventaire
Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce.
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M
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Magasin
Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents.
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Microfilmage
Procédé photographique de reproduction d’un document d’archives sous forme de microfilm.
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Minute
Rédaction définitive d’un acte ou d’un document destiné à être conservé par son auteur.
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Mètre linéaire
Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d’un mètre de longueur.
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P
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Paléographie
Science qui a pour objet l’étude, la description et le déchiffrage des écritures anciennes.
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Pièce
Plus petite unité de description, indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre, etc.).
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Plan de classement
Système qui fixe l’organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver. Ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service d’archives. À ne pas confondre avec cadre de classement.
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Producteur
Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu ou conservé des archives dans l’exercice de son activité.
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Pré-archivage
Gestion des archives intermédiaires jusqu’à l’expiration de leur délai d’utilité administrative, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur conservation définitive.
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R
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Records management
Ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires.
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Restauration
Ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer et ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés.
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Récolement
Vérification systématique, lors de la prise en charge d’un service d’archives ou à date fixe, de ses fonds et collections, consistant à dresser dans l’ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherche existants.
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S
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Service versant
Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d’archives, qu’il les ait lui-même produites (on parle alors de service producteur) ou qu’il les ait héritées d’un service dont il a ou non repris les attributions.
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Sort/traitement final (des documents)
Destination d’un document ou d’un ensemble de documents à l’expiration de son délai d’utilité administrative proposée dans un tableau d’archivage : élimination, tri ou conservation définitive.
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Série
Division primaire d’un cadre de classement, généralement désignée par une ou plusieurs lettres de l’alphabet, appelée(s) "lettre(s) de série" qui serve(nt) à la cotation des articles qui la composent. La série, qu’il ne faut pas confondre avec la série organique, correspond soit à un fonds, soit à une partie de fonds ou à un regroupement de fonds, soit encore à une tranche chronologique.
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Série organique
Division organique du fonds, identifiée par l’archiviste lors de son classement, qui constitue un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme.
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T
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Tableau de gestion
État des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délais d’utilité administrative, délai de versement au service d’archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer.
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Tableau d’archivage
Document réglementaire établi par l’administration centrale des archives décrivant les types de documents produits par une administration, un service, une institution ou dans le cadre d’une fonction administrative, et fixant pour chacun d’entre eux le délai d’utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer.
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Thésaurus
Liste contrôlée de descripteurs reliés entre eux par des relations sémantiques, hiérarchisées, associatives ou d’équivalence, servant à indexer les notions d’une unité de description.
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Tri
Opération consistant à séparer, aux termes d’une évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l’évaluation.
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U
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Unité de description
L’unité archivistique désigne l’ensemble des documents d’archives. Une unité peut être un fonds d’archives, une série de documents, un dossier, une pièce assujettis aux normes institutionnelles.
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V
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Versement
Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service de pré-archivage ou à un service d’archives, ou bien d’un service de pré-archivage à un service d’archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés.
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