La reproduction de documents d'archives publiques n'est pas une obligation pour le service des Archives mais une facilité offerte à ses usagers, sous réserve :
- de la communicabilité des documents conformément au Code du Patrimoine,
- d’éventuelles dispositions légales, réglementaires ou contractuelles limitant la reproduction (clauses de contrats de dons ou de dépôt d’archives privées, respect du Code de la Propriété intellectuelle, protection des données personnelles, etc.),
- de l'état matériel des documents,
- du respect l'intégrité des documents,
- de ne pas nuire au bon fonctionnement du service d'archives.
Reproductions en salle de lecture
Laboratoire photographique.
Dans le respect des contraintes énoncées ci-dessus, la reproduction de documents par les lecteurs en salle de lecture, pour leur strict usage personnel, sans diffusion, est libre et gratuite.
Pour réaliser vos reproductions, nous vous invitons à vous munir d'un appareil photographique ou de reproduction adapté. Des bancs de reproductions sont mis à disposition en accès libre en salle de lecture pour procéder aux numérisations. L'utilisation du flash est interdite. Tout matériel de reproduction est soumis à l’autorisation du président de salle de lecture qui déterminera s’il présente un risque pour la bonne conservation des documents ou de gêne pour le confort des autres usagers.
Le nombre de photocopies est limité à 20 par jour et par personne.
Reproductions réalisées par les archives départementales
Tarifs et modalités de traitement des demandes
Les photocopies et reproductions numériques sont facturées selon les tarifs arrêtés par le Conseil départemental :
Pour pouvoir être traitée, toute demande de reproduction doit comporter les informations suivantes :
- références précises du document à reproduire : cote, description, date ;
- motif de la demande : recherches généalogiques, recherche administrative ou juridique, recherche historique ;
- type de réutilisation prévue : usage personnel sans diffusion, diffusion non-commerciale, réutilisation commerciale.
Pour les demandes de reproductions effectuées par correspondance, nous vous prions de ne pas joindre votre règlement avec votre demande car la facturation s'effectue au nombre de vues et non au document (un seul document peut comporter plusieurs vues). Suite à votre demande, un devis sera établi et vous sera adressé. À réception du paiement, les reproductions demandées vous sont expédiées.
Le délai de traitement des demandes est d'une durée approximative d'un mois. Nous vous remercions de bien vouloir patienter et de ne pas formuler plusieurs fois la même demande par voie postale ou courriel : toute demande porte systématiquement un numéro d’enregistrement dès son arrivée et suit une procédure interne de traitement.
Documents non disponibles sous forme numérisée
Photocopies
Dans la limite de 80 copies par demande et par mois :
- Reproduction (photocopie ou impression) jusqu’au A3 noir et blanc : 0,15 €
- Reproduction (photocopie ou impression) jusqu’au A3 couleur : 0,30 €
Le cas échéant, les frais d’envoi postaux sont à ajouter.
Prises de vues numériques standard sans retouche jusqu’au format A2
Prix forfaitaire de 1 à 10 images numériques JPEG ou PDF : 5,00 €
Au-delà de 10 images numériques JPEG ou PDF : 5,00 € pour les 10 premières vues + 0,40 € par image supplémentaire
Prises de vues numériques de qualité professionnelle
Les photographies sont réalisées à l’aide d’un matériel professionnel.
- Prix unitaire pour une reproduction numérique en couleur d’un document de format inférieur au A2 (420 x 594 mm maximum) : 5,00 €
- Prix unitaire pour une reproduction numérique en couleur d'un document de format supérieur au A2 (420 x 594 mm) : 10,00 €
- Prix unitaire pour une reproduction numérique HD en couleur permettant une réutilisation (ex : impression) avec un agrandissement à 500 % des dimensions du document d'origine : 25,00 €
Documents numérisés diffusés sur le site internet des archives départementales
Il est possible de télécharger gratuitement les images, en fichier .pdf, lors de leur consultation sur le site des Archives départementales du Pas-de-Calais.
Si un autre format (.jpeg) est souhaité par le demandeur, des frais d’extraction des données sont facturés :
- De 1 à 20 vues : Gratuit
- De 21 à 100 vues : prix forfaitaire de 10,00 €
- De 101 à 500 vues : prix forfaitaire de 15,00 €
- De 501 à 2500 vues : prix forfaitaire de 23,00 €
- De 2 501 à 5 000 vues : prix forfaitaire de 40,00 €
- De 5 001 à 10 000 vues : prix forfaitaire de 60,00 €
- De 10 001 à 35 000 vues : prix forfaitaire de 110,00 €
- De 35 0001 à 70 000 vues : prix forfaitaire de 200,00 €
- De 70 0001 à 150 000 vues : prix forfaitaire de 350,00 €
- De 150 001 à 250 000 vues : prix forfaitaire de 575,00 €
- De 250 001 à 500 000 vues : prix forfaitaire de 750,00 €
- Au-delà de 500 000 vues : prix forfaitaire de 1 150,00 €
L'extraction des données ne peut être réalisée que sur fourniture, par le demandeur, d'une liste précise, valide et exhaustive des données à extraire, y compris en cas de demande de fourniture de données en masse : référence et description de chaque item (exemple : "M 3719 - Recensement de population d'Avion, 1820 (23 vues).")
Documents numérisés non diffusés sur le site internet des archives départementales
Les reproductions numériques préexistantes de documents d'archives librement communicables déjà numérisés mais non diffusés sur le site internet des Archives départementales sont fournies gratuitement.
Modalités de mise à disposition des reproductions numériques
En cas de fourniture des reproductions numériques par la direction des archives départementales du Pas-de-Calais, l’administration détermine le support de mise à disposition des données, en fonction de ses possibilités techniques, dans des conditions qui rendent possibles la réutilisation (en fonction du volume, du support matériel ou de leur disponibilité sur le site des Archives départementales).
- Jusqu'à 4 Mo maximum : envoi par courrier électronique (sous réserve des capacités de la messagerie électronique du demandeur)
- Jusqu'à 50 Go maximum : mise à disposition des données sur la plate-forme Web de transfert de fichiers du Conseil départemental du Pas-de-Calais
Une même demande peut faire l’objet de plusieurs envois suivant les modalités ci-dessus.
Exonérations
Sont exonérés des frais de reproductions et d'extraction :
- les services ou organismes sous l’égide du Département,
- les administrations de l’État et des collectivités territoriales, les établissements publics, les personnes morales de droit privé exerçant une mission de service public,
- les officiers publics et ministériels,
- les déposants et donateurs d’archives privées pour des documents issus de leurs fonds.
