La reproduction de documents d'archives publiques n'est pas une obligation pour le service des Archives mais une facilité offerte à ses usagers, sous réserve :
- de la communicabilité des documents conformément au Code du Patrimoine,
- d’éventuelles dispositions légales, réglementaires ou contractuelles limitant la reproduction (contrats de dons ou de dépôt d’archives privées, respect du Code de la Propriété intellectuelle, protection des données personnelles, etc.),
- de l'état matériel des documents,
- du respect l'intégrité des documents,
- de ne pas nuire au bon fonctionnement du service d'archives.
Reproductions en salle de lecture
Laboratoire photographique.
Dans le respect des contraintes énoncées ci-dessus, la reproduction de documents par les lecteurs en salle de lecture, pour leur strict usage personnel, sans diffusion, est libre et gratuite.
Pour réaliser leurs reproductions, les usagers sont invités à se munir d'un appareil photographique. Des bancs de reproductions sont mis à disposition en accès libre en salle de lecture pour procéder aux numérisations. L'utilisation du flash est interdite. Tout autre appareil, par exemple de type scanner, est interdit.
Le nombre de photocopies est limité à 20 par jour et par personne.
Reproductions réalisées par les archives départementales
Les photocopies et reproductions numériques sont facturées selon les tarifs arrêtés par le Conseil départemental : art. 3 de l’arrêté du 15 décembre 2022.
Pour pouvoir être traitée, toute demande de reproduction doit comporter les informations suivantes :
- références précises du document à reproduire : cote, description ;
- motif de la demande : recherches généalogiques, recherche administrative ou juridique, recherche historique ;
- type de réutilisation prévue : usage personnel sans diffusion, diffusion non-commerciale, réutilisation commerciale.
Pour les demandes de reproductions effectuées par correspondance, nous vous prions de ne pas joindre votre règlement avec votre demande car la facturation s'effectue au nombre de vues et non au document (un seul document peut comporter plusieurs vues). Suite à votre demande, un devis sera établi et vous sera adressé. À réception du paiement, les reproductions demandées vous sont expédiées.
Le délai de traitement des demandes est d'une durée approximative d'un mois. Nous vous remercions de bien vouloir patienter et de ne pas formuler plusieurs fois la même demande par voie postale ou courriel : toute demande porte systématiquement un numéro d’enregistrement dès son arrivée et suit une procédure interne de traitement.
Documents non disponibles sous forme numérisée
Les administrations publiques sont exonérées.
Déposants et donateurs de fonds privés, et leurs ayants-droits, sont exonérés pour leurs propres fonds.
Photocopies
Dans la limite de 80 copies par demande et par mois :
- Reproduction (photocopie ou impression) jusqu’au A3 noir et blanc : 0,15 €
- Reproduction (photocopie ou impression) jusqu’au A3 couleur : 0,30 €
Le cas échéant, les frais d’envoi postaux sont à ajouter.
Prises de vues numériques standard sans retouche jusqu’au format A3
Prix forfaitaire de 1 à 10 images numériques JPEG ou PDF : 5,00 €
Au-delà de 10 images numériques JPEG ou PDF : 5,00 € pour les 10 premières vues + 0,40 € par image supplémentaire
Prises de vues numériques de qualité professionnelle
Les photographies sont réalisées à l’aide d’un matériel professionnel.
- Prix unitaire pour une reproduction numérique en couleur d’un document de format inférieur au A2 (420 x 594 mm maximum) : 5,00 €
- Prix unitaire pour une reproduction numérique en couleur d'un document de format supérieur au A2 (420 x 594 mm maximum) : 10,00 €
- Prix unitaire pour une reproduction numérique HD en couleur permettant une réutilisation (ex : impression) avec un agrandissement à 500 % que la taille du document d'origine : 25,00 €
Documents numérisés diffusés sur le site internet des archives départementales
Il est possible de télécharger gratuitement les images, en fichier .pdf, sur le site des Archives départementales du Pas-de-Calais.
Si un autre format (.jpeg) est souhaité par le demandeur, des frais d’extraction des données sont facturés :
| Nombre de vues | Frais d'extraction |
|---|---|
| De 1 à 10 vues |
Gratuit |
| De 11 à 100 vues |
Forfait : 10,00 € |
| De 101 à 500 vues |
Forfait : 15,00 € |
| De 501 à 2500 vues |
Forfait : 23,00 € |
| De 2 501 à 5 000 vues |
Forfait : 40,00 € |
| De 5 001 à 10 000 vues |
Forfait : 60,00 € |
| De 10 001 à 35 000 vues |
Forfait : 110,00 € |
| De 35 0001 à 70 000 vues |
Forfait : 200,00 € |
| De 70 0001 à 150 000 vues |
Forfait : 350,00 € |
| De 150 001 à 250 000 vues |
Forfait : 575,00 € |
| De 250 001 à 500 000 vues |
Forfait : 750,00 € |
| Au-delà de 500 000 vues |
Forfait : 1 150,00 € |
Impression papier de vues numériques préexistantes
Dans la limite de 80 copies par demande et par mois :
- Reproduction (photocopie ou impression) jusqu’au A3 noir et blanc : 0,15 €
- Reproduction (photocopie ou impression) jusqu’au A3 couleur : 0,30 €
Le cas échéant, les frais d’envoi postaux sont à ajouter.
Modalités de mise à disposition de reproductions numériques
En cas de fourniture des reproductions numériques par la direction des archives départementales du Pas-de-Calais, l’administration détermine le support de mise à disposition des données, en fonction de ses possibilités techniques, dans des conditions qui rendent possibles la réutilisation (en fonction du volume, du support matériel ou de leur disponibilité sur le site des Archives départementales).
| Volume de données | Modalités de mise à disposition possibles | Tarif |
|---|---|---|
| Jusqu’à 4 Mo maximum |
Envoi par courrier électronique |
Gratuit |
| Jusqu’à 2 Go maximum |
Mise à disposition des données sur la plate-forme web de transfert de fichiers du Conseil départemental du Pas-de-Calais |
Gratuit |
| Jusqu’à 4,7 Go maximum |
DVD-R |
2,75 € l’unité + frais d’envoi postaux |
Une même demande peut faire l’objet de plusieurs envois suivant les modalités ci-dessus dans la limite de 10 Go.
Au-delà de 10 Go de données, le demandeur devra acquérir et fournir par ses propres moyens aux Archives départementales un support de stockage adapté aux données considérées, pour que la copie des données demandées puisse être réalisée. Le cas échéant, le demandeur assumera le coût des frais de transport.
