Fonctionnement de la salle de lecture

Le règlement intérieur des salles de lecture détermine d'une manière particulière les conditions d'accès aux documents, fixées dans le cadre national par la législation et la réglementation en matière d'archives.

Ouverture de la salle de lecture

La salle de lecture est ouverte au public du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.

En cas d’ouverture ou de fermeture exceptionnelle par décision du Président du Conseil départemental ou par nécessité de service, nous vous en informons dès que possible par voie d’affichage dans les locaux, sur la page Venir aux Archives de notre site internet et sur notre page Facebook Archives départementales du Pas-de-Calais.

Un membre du personnel au moins est présent de façon permanente dans la salle de lecture pendant les heures d’ouverture au public.

Modalités d'inscription

Toute personne qui souhaite consulter les fonds et collections des archives départementales doit préalablement s'inscrire comme lecteur.

La présentation d'une pièce d'identité officielle comportant une photographie est nécessaire pour toute inscription.

Les personnes mineures de moins de 11 ans doivent être accompagnées d'une personne majeure. Les personnes mineures de 11 ans et plus doivent être munies d'une autorisation parentale complétée et signée. 

Une carte nominative, strictement personnelle, est établie gratuitement lors de l’inscription. Elle est indispensable et obligatoire pour toute communication de documents originaux, hors usuels. Elle est soumise à une validation annuelle.

Modalités d'admission

Les effets personnels non autorisés en salle de lecture sont à déposer dans les casiers disponibles à l’accueil. 

Les lecteurs peuvent entrer dans la salle de lecture uniquement munis du matériel nécessaire à la prise de notes et à la prise de vues : feuilles, crayon à papier, ordinateur, téléphone, appareils de reproduction. Tout document personnel nécessaire aux recherches doit être signalé à la présidence pour éviter toute confusion avec les archives consultées.

Les stylos-billes, les stylos à encre et tout objet tranchant (ciseaux, cutter, etc.) ou collant (colle, scotch, etc.), toute nourriture ou boisson, sont strictement prohibés, afin de garantir la préservation des documents. Les sacs, pochettes, trousses ou tout autre objet pouvant se fermer ne sont pas autorisés.

Pour le respect des autres usagers, les paramètres du volume sonore des ordinateurs, tablettes ou appareils de reproduction doivent être à zéro ; les téléphones portables en mode silencieux.

Modalités de consultation des archives

Les membres du personnel guident, conseillent les lecteurs et leur donnent les éléments nécessaires à la conduite de leurs recherches au sein des fonds et collections des archives départementales, mais n’effectuent pas ces recherches à leur place. Lorsque la nature de leurs recherches le justifie, les lecteurs peuvent être reçus sur rendez-vous par un membre du personnel des archives départementales.

Le lecteur peut commander au maximum vingt documents par jour avec une limite de cinq simultanément. Un quota supérieur peut être accordé, de manière exceptionnelle, par le président de salle. La dernière prise en charge des commandes de documents s'effectue 30 minutes avant la fermeture.

Seuls les fonds classés et donc les documents cotés sont communiqués. Un fonds en cours de classement muni d’un inventaire provisoire n’est communiqué qu’après accord du président de salle.

Les documents consultés sont fragiles et doivent être protégés. Le lecteur est responsable des documents qui lui sont communiqués et doit veiller à ce qu’ils ne subissent aucun dommage, dégradation ou altération. 

• Il est interdit de s’appuyer ou de prendre des notes sur un document ou sur un livre et d’y faire des marques ou des annotations, ainsi que d’apporter tout objet ou produit susceptible d’endommager les documents. 
• Les liasses et cartons doivent être dépouillés à plat. 
• L’ordre interne ne doit pas être modifié. 
• Aucun cahier ni aucune feuille ne doivent être dissociés des documents compris dans le même conditionnement, quelle que soit la raison invoquée.
• Le président de salle peut imposer l'utilisation d'un pupitre ou de tout autre support pour la consultation de documents nécessitant des précautions particulières. Il peut de même imposer le port de gants pour certains types de documents.

Les documents doivent être restitués dans leur état initial. Si celui-ci ne permet pas une consultation ou une reproduction optimale, il convient de se rapprocher du président de salle.

Le lecteur est invité à mettre en réserve auprès de la présidence les documents en cours de consultation en cas d’absence prolongée de la salle de lecture.

Le retour ou la mise en réserve des documents consultés doit impérativement s'effectuer avant que le lecteur ne récupère ses effets personnels au vestiaire.