Cadre réglementaire
Chaîne de versement.
Les archives publiques destinées à être conservées définitivement doivent être versées aux archives départementales, sauf convention passée entre l’administration des archives et le service concerné portant dérogation à ce principe.
Source : Code du patrimoine, art. L 212-4.
Procédure
Tout document proposé au versement doit être décrit avec précision dans un bordereau adressé aux archives départementales (règles de rédaction précisées dans le guide du versement à télécharger ci-dessous). Les services sont invités à en adresser une version Word à leur archiviste référent pour contrôle préalable à la signature.
Après vérification du bordereau par les archives départementales, la date du transfert physique des documents est fixée conjointement avec le service versant. Le transfert est assuré par les agents des archives départementales.
Après le transfert, les archives départementales adressent un exemplaire du bordereau au service, pour faciliter les communications ultérieures des dossiers.
Attention : tout versement ne respectant pas les règles définies dans les procédures ci-dessus (mise en boîte, numérotation, etc.) ou effectué sans bordereau ou avec des descriptions inexactes sera refusé par les agents chargés de la réception des archives versées.