Cadre réglementaire
La conservation des archives publiques est organisée dans l'intérêt public et répond à trois enjeux :
- la gestion courante des services ;
- la justification des droits et obligations (par le service ou l'usager) ;
- la constitution de matériaux pour l'histoire.
Source : Code du patrimoine, art. L 211-2.
Les archives publiques sont en principe conservées dans les locaux des services ou de la collectivité : pour tout projet d'externalisation (du stockage ou du traitement), contactez les archives départementales.
Sources : Code général des collectivités territoriales, art. D. 1421-1. Code du patrimoine, art.L 212-4, L 212-10, L 212-6 et L 212-6-1.
La collectivité informe les archives départementales de tout projet d'aménagement ou réaménagement de locaux à usage d'archives ainsi que de tout sinistre, soustraction ou détournement.
Source : Code du patrimoine, art. R. 212-53 et 54.
Administrations compétentes sur le territoire du département
La conservation des archives intermédiaires (d'usage courant ou ponctuel), appelée aussi préarchivage, relève de la responsabilité du service (administration ou établissement public) ou de la collectivité (Conseil départemental).
La conservation des archives définitives (dénuées d'utilité administrative mais intéressant l'histoire) est confiée aux archives départementales.
Sources : Code du patrimoine, art. L. 212-4. Circulaire interministérielle du 2 novembre 2001.
Communes et intercommunalités
Exemple de pratique de mauvaise conservation.
Les communes et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation. C'est une dépense obligatoire pour les communes et intercommunalités ; le maire et le président sont responsables au civil et au pénal des archives de la commune et de l’intercommunalité.
Les archives des communes peuvent être conservées :
- par la commune elle-même,
- par le groupement dont elles sont membres,
- par convention, par la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.
Les communes de moins de 2 000 habitants doivent déposer leurs archives définitives aux Archives départementales, sauf déclaration auprès du préfet.
Les communes de plus de 2 000 habitants conservent leurs archives définitives, sauf dépôt prescrit d'office par arrêté préfectoral, lorsque les conditions de conservation sont jugées insuffisantes. Elles peuvent aussi volontairement en confier la garde aux archives départementales, sur décision de l'assemblée délibérante.
Sources : Code général des collectivités territoriales, art. L 1421-1, L 2321-2, D. 1421-1 à 2. Code du patrimoine, art. L. 212-6 à 14, R. 212-49 à 64. Code pénal, art. 432-15, 432-16 et 322-2.
Quelques conseils essentiels
- Ranger systématiquement les documents dans des boîtes adaptées (protection contre la lumière et la poussière et les manipulations intempestives) ;
- Choisir un local ventilé (pour évacuer l'humidité), sans éclairage naturel et équipé de rayonnages métalliques ;
- Ne pas mélanger les archives avec d'autres objets (fournitures, produits d'entretien) ;
- Effectuer un tri régulier dans les dossiers archivés (au moins une fois par an) ;
- Établir et mettre à jour une liste récapitulative des dossiers stockés dans le local archives.
Pour en savoir plus, voir la rubrique Nature et dégradation des documents d'archives
Cas particulier
Le récolement des archives communales ou intercommunales
À chaque changement de l'exécutif ou d'assemblée, doit obligatoirement être établi un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales, auquel est annexé un récolement sommaire (ou détaillé) desdites archives. Le tout est dressé en trois exemplaires, destinés respectivement au maire sortant, au maire entrant et au préfet du département. Cette formalité doit être effectuée y compris si le maire sortant est reconduit dans ses fonctions par le conseil municipal.
Le récolement des archives intercommunales n’est pas réglementairement obligatoire mais reste vivement recommandé, le président d’un groupement de collectivités ayant les mêmes responsabilités qu’un maire quant à la conservation des archives de son intercommunalité.
Source : Arrêté interministériel du 31 décembre 1926 (art. 4).
