Archives - Pas-de-Calais le Département
Les informations contenues dans cette page ne sont valables avec certitude que jusqu'à cette date et heure.

Alerte canicule : si vous prévoyez de venir consulter des documents en salle de lecture

En raison des fortes chaleurs, et en l’absence de système de climatisation, des températures supérieures à 30° C sont constatées en salle de lecture du Centre Mahaut-d’Artois. L’INRS (Institut national de recherche et de sécurité) indique qu’au-delà de 30°C pour une activité sédentaire la chaleur peut constituer un risque pour la santé. Nous invitons ainsi nos lecteurs devant y effectuer des recherches à prendre leurs dispositions. Une fontaine à eau est présente à l’extérieur de la salle de lecture ; cependant, les gobelets n’étant pas fournis, nous vous invitons à venir avec votre contenant.

Des dispositions temporaires sont également prises pour assurer la bonne conservation des documents :

  • le service de mise en réserve de documents pour le lendemain est suspendu ;
  • des mesures spécifiques à certaines typologies de documents particulièrement sensibles aux températures élevées (par exemple photographies et documents scellés) pourront être adoptées et engendreront un délai supplémentaire de remise ;
  • la gestion des commandes pourra également être ajustée.

Nous vous remercions de votre compréhension.

Comment éliminer ?

Toute élimination d'archives publiques est soumise au visa du directeur des Archives départementales, via un bordereau d'élimination décrivant le(s) document(s) proposé(s) à l'élimination, qu'ils soient sur support physique ou électronique. Toute destruction effectuée sans ce visa préalable constitue un délit passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (Code du patrimoine, art. L. 214-3 à 4, R. 212-51, R. 212-14).

Complété et signé par le service versant, le bordereau de demande d'élimination est une liste descriptive énumérant les documents proposés à l'élimination :

  • Indiquer précisément le nom du service versant (intitulé exact, position hiérarchique) ;
  • Lister avec précision les documents à éliminer (typologie, thématique, dates extrêmes) ;
  • Veiller à développer systématiquement les sigles lors de leur premier emploi.

Modèle de bordereau de demande d'élimination d'archives Télécharger le document (msword, 54.38 Ko)

Il doit être transmis par voie postale aux Archives départementales, en 2 exemplaires originaux portant chacun une signature manuscrite (si plusieurs feuilles, ne pas agrafer).

Après contrôle et apposition du visa du directeur des Archives départementales, il tient lieu de procès-verbal d'autorisation d'élimination.

Aucune destruction ne peut avoir lieu avant le retour du bordereau visé avec accord. Cette opération est à la charge du service :

  • Archives physiques (papier, etc.) : possibilité de faire appel à une entreprise spécialisée ou à une déchetterie, sous réserve d’établir une convention de confidentialité avec la structure choisie (qui doit fournir au service un procès-verbal de destruction intégrale).
  • Archives électroniques : suppression des dossiers/fichiers listés au bordereau ; pour des données contenues dans un logiciel, se rapprocher de votre archiviste référent.

En cas de refus de visa pour tout ou partie du bordereau, les documents ne peuvent pas être détruits et doivent :

  • Soit être conservés définitivement (et éventuellement versés au service d'archives compétent) ;
  • Soit faire l'objet d'une nouvelle demande, une fois leur durée d'utilité administrative (indiquée dans la circulaire ou le tableau de gestion correspondant) expirée.

Eliminer des archives électroniques