Toute élimination d'archives publiques est soumise au visa du directeur des Archives départementales, via un bordereau d'élimination décrivant le(s) document(s) proposé(s) à l'élimination, qu'ils soient sur support physique ou électronique. Toute destruction effectuée sans ce visa préalable constitue un délit passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (Code du patrimoine, art. L. 214-3 à 4, R. 212-51, R. 212-14).
Complété et signé par le service versant, le bordereau de demande d'élimination est une liste descriptive énumérant les documents proposés à l'élimination :
- Indiquer précisément le nom du service versant (intitulé exact, position hiérarchique) ;
- Lister avec précision les documents à éliminer (typologie, thématique, dates extrêmes) ;
- Veiller à développer systématiquement les sigles lors de leur premier emploi.
Il doit être transmis par voie postale aux Archives départementales, en 2 exemplaires originaux portant chacun une signature manuscrite (si plusieurs feuilles, ne pas agrafer).
Après contrôle et apposition du visa du directeur des Archives départementales, il tient lieu de procès-verbal d'autorisation d'élimination.
Aucune destruction ne peut avoir lieu avant le retour du bordereau visé avec accord. Cette opération est à la charge du service :
- Archives physiques (papier, etc.) : possibilité de faire appel à une entreprise spécialisée ou à une déchetterie, sous réserve d’établir une convention de confidentialité avec la structure choisie (qui doit fournir au service un procès-verbal de destruction intégrale).
- Archives électroniques : suppression des dossiers/fichiers listés au bordereau ; pour des données contenues dans un logiciel, se rapprocher de votre archiviste référent.
En cas de refus de visa pour tout ou partie du bordereau, les documents ne peuvent pas être détruits et doivent :
- Soit être conservés définitivement (et éventuellement versés au service d'archives compétent) ;
- Soit faire l'objet d'une nouvelle demande, une fois leur durée d'utilité administrative (indiquée dans la circulaire ou le tableau de gestion correspondant) expirée.
