Le centre Mahaut-d'Artois sera exceptionnellement fermé ce jeudi 16 août. Nous nous excusons pour la gêne occasionnée.
Fermeture exceptionnelle du centre Mahaut-d'Artois
Eliminer des archives électroniques
Les archives électroniques répondent aux mêmes règles que les archives papier. Pour pouvoir éliminer une archive électronique, il est donc indispensable de rédiger un bordereau de demande d'élimination.
Exceptions : peuvent être éliminés de suite les doublons et documentations reçues qui n'ont pas besoin un bordereau de demande d'élimination.
Étape 1. Prendre contact avec les Archives départementales du Pas-de-Calais
L'archiviste vous expliquera la démarche à suivre pour connaître les délais de conservation des documents, la procédure pour les verser ou les éliminer.
- Services du Conseil départemental et établissements publics associés
M. Guillaume MARTIS
03 21 21 61 98
martis.guillaume@pasdecalais.fr
- Services déconcentrés de l’État (hors Justice et Éducation nationale)
M. Ivan PACHEKA
03 21 21 61 94
pacheka.ivan@pasdecalais.fr
- Services de la Justice et de l’Éducation nationale, communes de moins de 2000 habitants
Mme Catherine JAKUBOWSKI
03 21 21 61 95
jakubowski.catherine@pasdecalais.fr
- Établissements hospitaliers, communes de plus de 2000 habitants et groupements de communes
Mme Pia RIGALDIES
03 21 21 61 92
pia.rigaldies@pasdecalais.fr
- Responsable de l'archivage électronique
Fanny DROLLET
03 21 21 61 99
drollet.fanny@pasdecalais.fr
Procédure d'élimination d'archives électroniques
Télécharger le document (pdf, 1.48 Mo)
Étape 2. Rédiger le bordereau de demande d'élimination
Le bordereau de demande d'élimination est une liste descriptive énumérant les documents à éliminer.
Il tient lieu de procès-verbal d'autorisation d'élimination.
- Renseigner précisément tous les champs
- Etre précis dans les intitulés des documents
- Développer systématiquement les sigles lors du premier emploi (services, descriptions des documents)
Modèle de bordereau de demande d'élimination d'archives
Télécharger le document (msword, 54.38 Ko)
Notice explicative pour renseigner un bordereau de demande d'élimination d'archives électroniques
Télécharger le document (pdf, 38.27 Ko)
Il doit être transmis par voie postale, aux Archives départementales, en 2 exemplaires originaux, portant chacun une signature manuscrite. S'il comporte plusieurs feuilles, ne pas les agrafer.
Attendre le retour des Archives départementales AVANT toute destruction.
Étape 3. Elimination des données après l'accord des Archives départementales
Après avoir reçu l'autorisation des Archives départementales, vous pourrez supprimer les données déclarées dans le bordereau de demande d'élimination validé.
- Elimination de dossier/fichier sur un serveur :
- Sélectionner les documents à éliminer
- Appuyer sur la touche de clavier "Suppr" ou faîtes un clic droit sur le dossier/fichier puis "Supprimer"
- Elimination de données sur un logiciel : rapprochez vous de votre archiviste référent.