Les éliminations sont effectuées en fonction des règles de conservation en vigueur (délai de conservation, sort des documents au terme de ce délai).
À cet effet, les services et collectivités disposent de deux types d'outils :
- Les circulaires de tri rédigées et diffusées par le service interministériel des Archives de France (ministère de la Culture) à l'adresse suivante : https://francearchives.gouv.fr/fr/card/tableau-circulaires-fr ;
- Les tableaux de tri et de conservation (ou tableaux de gestion des archives) élaborés par les Archives départementales en collaboration avec les services. Ces tableaux déclinent au niveau local les règles édictées par les textes de portée nationale.
Pour toute information sur ces outils, contactez votre archiviste référent suivant votre institution ou votre domaine de compétence.
Ne pas confondre archives et documentation
La documentation reçue souvent en plusieurs exemplaires (ex : publications officielles comme le JO ou le BO de ministères ou de collectivités, périodiques, revues) n'est pas soumise à l'obligation du visa d'élimination. Ils peuvent être éliminés en fonction des besoins des services.