La pertinence des recherches futures dans les images numérisées des registres matricules dépend étroitement de la qualité de l'indexation réalisée. Une information dont la saisie comporterait des erreurs ne pourrait en effet pas être retrouvée par le biais du moteur de recherche. Un objectif de qualité doit ainsi être recherché.
D'autre part, l'exploitation optimale des données d'indexation constituées par les départements au sein de la base de recherches nationale Grand Mémorial repose sur la cohérence de ces données et sur l'harmonisation des règles de traitement. Les Archives de France ont donc édicté, pour chaque champ, des règles de saisie présentées ci-dessous, que nous vous invitons à suivre au mieux. Pour vous y aider, elles sont accompagnées d’exemples.
Tout champ d’indexation, y compris ceux préenregistrés via une prestation en 2015, restent modifiables et vous êtes invités à les rectifier si leur contenu est erroné ou s’ils ne respectent pas les règles ci-dessous.
Généralités
Il est important de respecter les règles typographiques (utilisation des minuscules, majuscules, accentuation, signes de ponctuation et de liaison, etc.) prescrites dans les règles et les exemples présentées ci-après. Cela permet d’éviter de créer plusieurs entrées distinctes pour une même indexation.
La règle générale est d’indiquer non renseigné
pour tout champ d’indexation non renseigné dans le matricule.
Si vous ne savez pas comment renseigner un des champs (cas particulier), laissez-le vide.
La cote du registre
La cote est saisie en séparant ses éléments par un tiret _
underscore. La lettre de la série R est saisie en minuscule.
Le bureau de recrutement
Seul le nom de la commune-siège du bureau de recrutement est renseigné, suivant les mêmes règles de saisie édictées pour le champ commune de naissance
.
Exemple : Saint-Omer
pour le bureau de recrutement de Saint-Omer.
La classe
Seule l'année de la classe sera renseignée, sous la forme AAAA représentant l'année tout en chiffres.
Exemple : 1917
.
Le numéro de matricule
Le numéro de matricule est renseigné. S’il comporte un élément alphabétique, celui-ci est séparé du nombre par un espace et saisi en minuscules.
Exemple : 515 bis
.
Le nom du soldat
La transcription se fait en lettres minuscules avec une majuscule initiale.
Tous les caractères, hormis les majuscules initiales, devront être si besoin accentués.
Exemples : Hébert
.
Les majuscules initiales ne devront pas être accentuées.
Pour les noms composés, les différentes parties du nom seront séparées par des espaces, même si ces parties ont été transcrites sur le matricule en étant séparées par des tirets courts.
Exemples : Dupuis Duplan
; Dupont de Dompsure
.
S'il y a une particule, celle-ci sera rejetée après le nom sans virgule.
Exemples : Fresnoy de
, Abzac de Ladouze d'
.
S'il y a un surnom, celui-ci suivra le nom en étant précédé de dit
.
Exemple : Leblanc dit Revel
.
Le(s) prénom(s) du soldat
La transcription se fera en lettres minuscules avec une majuscule initiale.
Tous les caractères, hormis les majuscules initiales, devront être si besoin accentués.
Exemples : Benoît
, Léon
.
Les majuscules initiales ne devront pas être accentuées.
Exemple : Edouard
.
Pour les prénoms composés, les différents prénoms seront séparés par des espaces, même si ces prénoms ont été transcrits sur le matricule en étant séparés par des tirets courts. Cette règle s'applique aussi pour les prénoms de baptême qui ont pu être transcrits dans les documents.
Exemples : Marie Joseph Victor
, Aimé Jean Baptiste
.
Si une mention de surnom existe, celle-ci sera saisie après les prénoms, en étant précédée de dit
.
Exemple : Martial Joseph Charles dit Pierre
.
L’année de naissance
L’année de naissance sera saisie au format AAAA.
Exemple : 1892
.
La commune de naissance
La transcription se fera en lettres minuscules en maintenant la majuscule initiale selon l’usage typographique français.
Tous les caractères, hormis les majuscules initiales, devront être si besoin accentués.
Exemples : Auchy-lès-Hesdin
, Béthune
, Liévin
, Longfossé
.
Lorsque le nom est composé de deux éléments séparés par un tiret, celui-ci est maintenu.
Exemples : Boulogne-sur-Mer
, Saint-Omer
, Vendin-le-Vieil
.
Les formes aberrantes ne seront pas retenues dans l’index : s’il y a discordance entre l’usage ancien et l’usage actuel, c’est la forme la plus moderne qui devra être adoptée. On se référera à l’orthographe en usage, aujourd’hui adoptée dans le Code officiel géographique de l’INSEE repris dans le Dictionnaire des communes.
Exemples :
Boulogne-sur-Mer
et non pas Boulogne
,Saint-Pol-sur-Ternoise
et non pas Saint-Pol
,Brias
et non pas Bryas
.
L’article initial est conservé lorsqu’il fait partie intégrante du toponyme (quand on ne peut employer le nom sans l’article).
Exemples : La Calotterie
, La Couture
, Le Parcq
, Le Touquet-Paris-Plage
, Les Attaques
.
Pour les lieux ayant changé de nom, on citera à la fois le nom du lieu de l’époque et le nom actuel, qui sera précisé entre parenthèses.
Exemples : Aire (Aire-sur-la-Lys)
, Auchy-lez-la-Bassée (Auchy-les-Mines)
, Capelle-en-Artois (Capelle-lès-Hesdin)
, Wavans (Wavans-sur-l’Authie)
, etc.
Pour les communes fusionnées, on citera à la fois le nom du lieu de l’époque et le nom de la commune actuelle, qui sera précisé entre parenthèses.
Exemples : Beaumont (Hénin-Beaumont)
, Labuissière (Bruay-la-Buissière)
.
Si un lieu-dit est indiqué à la suite de la commune, il peut également être saisi. Il n'y a pas de forme normalisée à respecter et il suffit de transcrire exactement l'information du registre, entre parenthèses.
Exemples : Rivière (Le Hamel)
, Lestrem (Paradis)
, Monchy-Breton (Orlencourt)
, Arques (Ophove)
, Clairmarais (Scoubrouck)
.
Pour Paris
, si l’arrondissement est mentionné, on le citera entre parenthèses sous la forme du seul nombre.
Exemples : Paris (1)
, Paris (5)
, Paris (11)
.
Les toponymes étrangers sont cités sous une forme française lorsque celle-ci est attestée.
Exemples : Aix-la-Chapelle
et non pas Aachen
, Florence
et non pas Firenze
.
À défaut, le nom est cité sous sa forme nationale, en translittération quand la forme nationale est en caractères non latins.
Exemple : Aïn Beida
.
Le département de naissance
La transcription se fera en lettres minuscules en maintenant la majuscule initiale selon les usages typographiques français.
Exemple : Pas-de-Calais
et non pas Pas de Calais
.
Tous les caractères, hormis les majuscules initiales, devront être si besoin accentués.
On indiquera le nom du département actuel de rattachement.
Exemples :
Seine-Maritime
et non pas Seine-Inférieure
,Loire-Atlantique
et non pas Loire-Inférieure
.
Pour le cas de la Seine-et-Oise, supprimé en 1968, qui comprenait des communes des actuels départements de l’Essonne, du Val-d’Oise, des Yvelines, des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, on déduira de la commune de naissance le département actuel de rattachement.
Le pays de naissance / territoire de naissance
La transcription se fera en lettres minuscules en maintenant la majuscule initiale selon l’usage typographique français.
Le nom saisi est celui du pays actuel.
Tous les caractères, hormis les majuscules initiales, devront être si besoin accentués.
Les noms de pays sont indiqués suivant les formes retenues dans le référentiel "Pays et villes du monde" du Conseil national de l’information géographique (CNIG) (http://archives.cnig.gouv.fr/Front/docs/cms/cntpvm_enrichi_13avril2010_127540209260628000.pdf).
Pour les lieux ayant changé de pays de rattachement, on indiquera le pays actuel, qui sera précisé entre parenthèses s’il ne s’agit pas de la France.
Exemples :
- pour Odessa, anciennement rattachée à la Russie,
Odessa (Ukraine)
; - pour Strasbourg, anciennement rattachée à l'Allemagne,
Strasbourg
.
La profession
La profession du conscrit sera retranscrite en minuscules, sans majuscule à la lettre initiale, tel qu'il apparaît dans le matricule, en respectant les règles actuelles d'orthographe.
Tous les caractères devront être si besoin accentués.
En cas de présence d’un sigle, ce dernier devra être décrit de la façon suivante : PTT
et non P.T.T.
Si un matricule contient plusieurs professions (y compris des professions rayées) ou des professions composées, elles devront être séparées par un espace.
Exemples : maréchal ferrant
, charpentier menuisier
, élève étudiant
, étudiant commis professeur
.
Si un matricule contient les mentions sans-profession
, sans profession
, s.-p.
, s.p.
, sp
, etc., ces mentions devront être décrites sous la forme suivante : sans profession
.
Le degré d’instruction
Le degré d'instruction générale est inscrit dans les registres matricules sous forme de code, composé d'un chiffre entre 0 et 5.
Le champ sera donc renseigné par le chiffre tel qu'il figure sur le document numérisé.
Exemple : 2
.
Dans le cas où plusieurs niveaux sont renseignés, on ne saisira que le plus élevé.
Exemple : 1, 2, 3
ou 1-2-3
seront retranscrits 3
.
Si le champ n’est pas renseigné, on sélectionne la mention non renseigné
.
La commune de résidence au moment de son enregistrement
Ce champ sera saisi selon les mêmes règles que celles du champ 9 : commune de naissance.
Le département de résidence ou pays / territoire de résidence (si autre que la métropole) au moment de son enregistrement
Attention, le ressort des régions militaires ne correspond pas au ressort des départements ; ce champ ne comprend donc pas qu'une seule possibilité de nom de département.
Il sera saisi selon les mêmes règles que celles des champs 10 : département de naissance et 11 : pays / territoire de naissance (si autre que la métropole).
