Alerte canicule : si vous prévoyez de venir consulter des documents en salle de lecture
En raison des fortes chaleurs, et en l’absence de système de climatisation, des températures supérieures à 30° C sont constatées en salle de lecture du Centre Mahaut-d’Artois. L’INRS (Institut national de recherche et de sécurité) indique qu’au-delà de 30°C pour une activité sédentaire la chaleur peut constituer un risque pour la santé. Nous invitons ainsi nos lecteurs devant y effectuer des recherches à prendre leurs dispositions. Une fontaine à eau est présente à l’extérieur de la salle de lecture ; cependant, les gobelets n’étant pas fournis, nous vous invitons à venir avec votre contenant.
Des dispositions temporaires sont également prises pour assurer la bonne conservation des documents :
le service de mise en réserve de documents pour le lendemain est suspendu ;
des mesures spécifiques à certaines typologies de documents particulièrement sensibles aux températures élevées (par exemple photographies et documents scellés) pourront être adoptées et engendreront un délai supplémentaire de remise ;
la gestion des commandes pourra également être ajustée.
Nous vous remercions de votre compréhension.
Préparation matérielle des documents
Un déménagement de près de 40 kml d'archives implique de lourdes opérations de manutention, manipulations et changement d'environnement pour les archives à transporter dans leurs nouveaux locaux de conservation.
Les principaux risques encourus sont de perdre (erreurs d'identification, erreur d'adressage, etc.) ou de dégrader certaines des archives déménagées (conditionnements inexistants ou inadaptés, choc climatique activant des champignons ou moisissures présents dans les poussières, etc.).
Grâce au récolement, les documents à risque sont repérés et nous réalisons des actions préventives pour réduire le plus possible ces risques, faciliter les opérations de déménagement et de rangement, et assurer au mieux la bonne conservation à long terme des archives dont nous avons la responsabilité.
L'identification
Il est essentiel avant de déménager les documents que chaque unité matérielle soit clairement identifiée par l'inscription lisible de sa cote telle quelle est enregistrée au récolement informatique. Or avec le temps, cette identification a pu être perdue ou être difficilement lisible : étiquette décollée, encre effacée, signet perdu, document reclassé comportant encore les mentions d'anciennes cotations, documents reconditionnés, cote initiale divisée en plusieurs nouvelles références ou à l'inverse plusieurs cotes réunies sous une nouvelle référence unique, etc.
En préparation du déménagement, nous procédons donc au contrôle de l'identification de chaque référence et dès que c'est nécessaire à l'inscription ou la réinscription de la cote lisible, univoque et en cohérence avec le récolement informatique, et l'inventaire descriptif le cas échéant.
Le conditionnement
Certains documents doivent être reconditionnés avant d'être déplacés. En effet, il arrive fréquemment qu'ils soient restés dans leur "emballage" d'origine, parfois peu adapté à une conservation à long terme ou tout simplement abimé au fil du temps et des manipulations subies.
Ainsi, la priorité est de reconditionner correctement les liasses d'archives telles que les exemples ci-dessous.
Ces liasses sont donc tout d'abord débarrassées de tout objet entravant (lien) et métallique (épingle, trombone rouillé, etc.) qui cisaillent et déchirent les feuillets.
De plus, l'absence de conditionnement adapté a exposé pendant des décennies ces archives à la poussière. Pour limiter au maximum les risques potentiels d'infestation (champignons, moisissures), un dépoussiérage est effectué des documents reconditionnés.
Elles sont ensuite placées dans des chemises neutres et identifiées.
Reconditionnement des liasses
Image de gauche
Liasse 2 Z 94 dans son conditionnement d'origine.
Image de droite
Liasse 2 Z 94 dépoussiérée et reconditionnée pour en assurer une bonne conservation.
Enfin, ces dossiers sont rangés unitairement ou de manière groupée dans des boîtes neutres, adaptées aux dimensions des documents, de manière à optimiser les ressources de conditionnement et l'espace de stockage disponibles.
Reconditionnement_1
Dans le cadre de ce chantier particulier, le Pas-de-Calais s'est engagé pour deux ans avec le Coin familial, une association œuvrant notamment à la réinsertion dans l'emploi. Durant cette période, 16 personnes se familiariseront avec le monde du travail en ayant pour mission, aux côtés des agents des archives, le reconditionnement de 8 kilomètres linéaires d'archives aux conditionnements inexistants ou inadaptés.
