Si elle ne fait pas partie des obligations réglementaires des services d’archives, la numérisation des documents d’archives offre de nombreux avantages pour faciliter leur mise à disposition du public et leur réutilisation, tout en permettant de protéger les originaux des manipulations et donc de dégradations potentielles.
Notre politique de numérisation
Tout n’est pas numérisé. Et tout n’a pas vocation à l’être. Afin d’orienter nos choix sur les documents qui sont numérisés ou non, nous nous basons sur la politique de numérisation suivante.
Nos objectifs
- Faciliter l’accès, à distance et indépendamment des horaires d’ouverture des salles de lecture, de nos archives et ainsi encourager leur exploitation par les chercheurs
- Préserver les archives originales
- Donner accès aux documents dont l’état matériel ne permet pas la communication de l’original
Nos priorités
- Les documents les plus consultés et demandés
- Les documents difficilement communicables sous forme d’originaux : grands formats, supports fragiles (plaques de verre, calques, présence de sceaux), absence d’outils de lecture (Umatic, Betacam, cassettes-audio) par exemples.
Notre déontologie
- Une numérisation fidèle à l’original
- Une numérisation qui ne doit en aucun cas détériorer le document original
Nos moyens
- Un photographe et un atelier de numérisation interne : pour les besoins ponctuels ou urgent sur de faibles volumétries, de typologies pour lesquelles nous disposons du matériel adapté (archives textuelles, iconographiques).
- Un budget pour de la numérisation par des prestataires externes dans le cadre de marchés publics : numérisations de grandes quantités ou de typologies pour lesquelles nous ne disposons pas en interne du matériel adapté.
Retrouvez l' historique et le suivi de nos principales campagnes de numérisation et mises en ligne d'archives numérisées.
Numériser ce n'est pas seulement photographier un document...
Il est important de souligner que numériser, ce n’est pas seulement photographier ou scanner un document.
La préparation de la numérisation
Un certain nombre de prérequis sont nécessaires pour permettre la numérisation d’un document dans de bonnes conditions :
- Il doit être clairement identifié, c’est-à-dire disposer d’une référence unique propre (ou cote) et d’une description.
- Il doit être en bon état matériel pour en permettre la manipulation lors de l’opération de numérisation sans risquer de le détériorer et permettre d’obtenir une reproduction numérique exploitable.
- Il doit être correctement conditionné dans le cas des numérisations externes pour pouvoir être transféré du dépôt d’archives chez le prestataire de numérisation et inversement sans risque de dégradation pendant le transport.
En conséquence, toute opération de numérisation doit être précédée des opérations de classement, de récolement, de conditionnement, et éventuellement, si l’état des documents le nécessite, de remise en état, de reliure voire de restauration.
Une étape d’estimation des quantités à numériser (nombre de pages, nombre de vues) par typologie (support, dimensions, relié/non-relié, etc.) est également nécessaire pour établir des devis et des bons de commande avant de réaliser la numérisation pour les lots envoyés en numérisation externe.
La numérisation
- Produire une reproduction numérique adaptée à son usage.
Il faut définir les spécifications de numérisation, c’est-à-dire les caractéristiques des reproductions numériques produites, suivant l’usage qui en sera fait et ce qui est le plus important : le document en lui-même ou les informations qu’il contient.
- Utiliser le matériel et la technique de numérisation adaptés au document.
La procédure de numérisation ne doit pas entraîner la dégradation du document original et donc utiliser le matériel de numérisation adapté en conséquence. Par exemple, pour la numérisation de documents reliés, on privilégie la numérisation sur un scanner équipé d’un plateau à bascule afin de ne pas casser la reliure.
- Contrôler les images numérisées produites pour s’assurer de leur qualité : exhaustivité, fidélité à l'original, netteté, lisibilité, cadrage, ordre...
Pour les numérisations réalisées en interne, le contrôle est exhaustif.
Pour les numérisations réalisées par un prestataire externe, le contrôle est réalisé par échantillonnage.
- Organiser les images numérisées pour les retrouver facilement et les diffuser efficacement : rangement dans des répertoires au niveau adapté, nommage univoque et normalisé.
La mise à disposition des documents numérisés
L’objectif premier de la numérisation est de communiquer par la suite les reproductions numériques des documents plutôt que les originaux.
Le mode de diffusion (salle de lecture, correspondance, site internet) dépend de plusieurs facteurs :
- Les délais de communicabilité
- Les éventuels droits d’auteurs
- Les possibilités techniques
Techniquement, il est notamment nécessaire :
- de pouvoir lier les images à leur description pour en permettre la recherche
- de disposer d’outils de consultation adaptés aux formats des fichiers