Récolement général des fonds et collections

À quoi sert un récolement général ?

Agrandir l'image

Fermer l'image recolement_2

Entrepris à partir du 22 janvier 2020, interrompu quelques mois en raison de la crise sanitaire, ce récolement général s’appuie sur celui réalisé en 2006-2007, à l’occasion de la réinformatisation de la gestion du service.

Il a pour objectif de :

• vérifier la localisation des fonds et collections dans les magasins de conservation, afin de pouvoir les retrouver et les communiquer aisément ;
• relever et corriger (réintégration de pièces mal rangées, etc.) les déficits éventuels afin de pouvoir entreprendre toutes démarches nécessaires à la réintégration des documents manquants ;
• examiner l'état matériel des documents pour en envisager l’amélioration par des programmes de  restauration ou de numérisation ;
• contrôler leur conditionnement, afin de définir le programme pluriannuel de reconditionnement des fonds dans la perspective du futur déménagement ;
• actualiser l'état de classement intellectuel des fonds et collections, et prioriser ainsi les opérations de classement à prévoir pour les prochaines années ;
• calculer et localiser précisément le métrage linéaire encore disponible, pour gérer les nouvelles entrées dans un contexte de saturation des espaces de conservation ;
• connaître le métrage de chaque catégorie de documents, afin d'évaluer précisément le mobilier nécessaire dans le prochain bâtiment (profondeurs des rayonnages, fixes/mobiles, meubles à plans, à microformes, etc.) et définir ensuite le plan d'adressage permettant au déménageur de savoir où récupérer puis où ranger chaque document dans les nouveaux locaux.

Pourquoi fermer partiellement la salle de lecture ?

Pour limiter la gêne de nos usagers, a été retenue la solution d'une fermeture partielle, même si nos équipes récoleront tous les jours. La salle du centre Mahaut-d’Artois sera ainsi fermée les vendredis, jusqu'à achèvement des opérations.

• Centre Mahaut-d'Artois : ouvert du lundi au jeudi, de 9h00 à 17h00 ;
• Centre Georges-Besnier : ouvert les lundis et mardis, de 9h00 à 17h00.

Agrandir l'image

Fermer l'image recolement_olivier

Les ensembles en cours de récolement ne peuvent être communiqués simultanément au public, pour éviter les erreurs. Chaque vendredi, les salles de lecture étant fermées, cela nous permet :

• de récoler en priorité les ensembles les plus fréquemment consultés pendant cette journée ;
• de mettre à jour les informations de récolement dans notre base de données, le logiciel permettant de gérer les communications en salle de lecture étant indisponible pendant cette opération de mise à jour des informations.

Nous remercions vivement chacun d'entre vous de votre compréhension.

Combien de temps cela va-t-il durer ?

Au regard des quantités de documents conservées, il est nécessaire de mobiliser l’ensemble des équipes des archives départementales sur une longue période pour mener à bien ce nouveau récolement général. Réparties sur deux dépôts, totalisant près de 38 kml, ce sont en effet plus de 750 000 références qui doivent être contrôlées et récolées une part une.