De janvier à mars 2021, nous relayions sur notre site internet une enquête nationale auprès des internautes, proposée par le Service interministériel des Archives de France. Dans le Pas-de-Calais, 2105 personnes ont pris le temps de renseigner ce questionnaire et nous les remercions.
L’analyse des réponses obtenues nous permet d’ajuster et de prioriser nos actions pour répondre autant que possible à vos besoins et attentes déclarées.
Nous vous partageons ici une synthèse des réponses obtenues dans notre département, ainsi que des éléments de réponses aux questions, demandes et critiques qui ont pu être exprimées. Nous poursuivons les efforts pour améliorer le site internet des archives départementales du Pas-de-Calais et lui permettre de répondre aux besoins et attentes du plus grand nombre.
Résultats généraux
Majoritairement, l’échantillon d’internautes interrogés se déclare satisfait du site internet :
- 51 % de prescripteurs ;
- 38 % de passifs ;
- 11 % de détracteurs.
Ces résultats globalement positifs sont en augmentation par rapport à la même enquête menée en 2013 (42% de prescripteurs, 38% de passifs, 21% de détracteurs).
L'accès aux contenus
L’accès aux pages les plus consultées est jugé facile par :
- 88 % des personnes interrogées pour les documents numérisés ;
- 87 % des personnes interrogées pour les instruments de recherche ;
- 87 % des personnes interrogées pour les activités culturelles ;
- 81 % des personnes interrogées pour les informations pratiques.
L’organisation des informations pratiques s’étant révélé être un point faible, nous avons partiellement revu la rubrique S’informer (enrichissement en cours) pour en clarifier l’organisation interne de ses contenus.
Pour rappel, les informations pratiques sont accessibles depuis n’importe quelle page du site :
- Dans l’onglet "S’informer" du menu principal en haut de page :
- Et en pied de page :
Enrichissement de l’offre de contenus
Les internautes ont émis le souhait de voir priorisé le développement des contenus suivants :
Les archives numérisées (87% des réponses)
Des campagnes de numérisation sont organisées chaque année à la mesure des moyens disponibles. Les critères de sélection des documents qui sont numérisés prennent notamment en compte :
- Les attentes des usagers : les documents les plus demandés et consultés (par exemple l'état civil) ;
- La conservation préventive des archives : les documents hors formats (par exemple les cartes et plans), fragiles (par exemple l'iconographie, les plaques de verre), supports non-pérennes (archives audiovisuelles) ;
- Les délais de communicabilité : priorisation des documents librement communicables sur internet et libres de droits (Code du Patrimoine, CNIL, Code de la propriété intellectuelle) ;
- L’état matériel des documents : des documents classés, identifiés, inventoriés, en bon état et correctement conditionnés.
Pour connaître les derniers fonds numérisés et mis en ligne, ainsi que les projets en cours et programmés, rendez-vous sur la page https://archivespasdecalais.fr/S-informer/Suivi-des-mises-en-ligne (régulièrement mise à jour).
Ressources concernant le territoire et conservées dans d’autres institutions (46% des réponses)
Un portail sur le patrimoine du Pas-de-Calais a été inauguré en septembre 2020. Alimenté par quatre directions du Département (Archéologie, Archives, Château d’Hardelot, Service du patrimoine et des biens culturels), il entend mettre à la portée de chacun la cohérence et la multiplicité des richesses patrimoniales du territoire.
Il propose des outils cartographiques et d’interrogations thématiques transversales pour s’orienter, permet de consulter ou de télécharger un contenu iconographique aussi bien qu’audiovisuel, propose des parcours transverses aussi bien que des coups de cœur, et informe en outre des opérations ou des manifestations en cours à proximité de chez soi.
Pour le découvrir, rendez-vous sur https://patrimoines.pasdecalais.fr/
Liens vers des institutions conservant des ressources sur le territoire (32% des réponses)
Dans la rubrique Ressources complémentaires en ligne, retrouvez une sélection de sites internet institutionnels ou associatifs à vocation historique ou patrimoniale :
- Institutions patrimoniales nationales, régionales ou locales ;
- Bases de données et portails nationaux ;
- Sources diverses pour l’histoire du département ;
- Webographies thématiques.
Pour en savoir plus : https://archivespasdecalais.fr/Chercher/Ressources-complementaires-en-ligne
Les instruments de recherche (27% des réponses)
Les opérations d’informatisation et de mises en ligne de nos inventaires sont bien une priorité pour nous également. À ce jour, 2 203 instruments de recherche sont consultables depuis notre site internet.
Suite à la refonte de notre site internet en 2020, nous avons entrepris depuis de :
- Systématiser la création de pages de présentation détaillées de nos fonds d’archives avec mise en ligne du ou des instruments de recherche correspondant : https://archivespasdecalais.fr/Chercher/Fonds-et-collections. Parmi les derniers inventaires publiés, des inventaires relatifs aux archives privées notamment : 105 J – Fonds Paul-Loubet, 10 NUM – Collectes relatives à la Première Guerre mondiale. Le prochain chantier majeur de mise en ligne d’inventaires concerne les répertoires et bordereaux de versement des archives contemporaines (cadre de classement thématique en cours de construction).
- Proposer pour certains fonds de nouveaux modes d’accès, plus adaptés :
- Accès cartographique aux inventaires des archives communales ou notariales. Une cartographie d’accès aux instruments de recherche des archives paroissiales (74 J) est en cours d’élaboration.
- Accès à des bases de données thématiques : dossiers des permis de construire, dossiers des autorisations de lotissements, dossiers des installations classées.
- Indexation nominative de quelques corpus de documents : matricules militaires, dispenses de mariages (prochainement : le fichier des étrangers XIXe siècle).
L’aide à la recherche (18% des réponses)
Des fiches d’aide à la recherche sont régulièrement publiées pour guider les chercheurs dans les fonds. Parmi les dernières fiches éditées : Je cherche un enseignant, Je cherche un dossier de dommages de guerre, etc.
Retrouvez toutes nos fiches d’aides sur https://archivespasdecalais.fr/Chercher/Fiches-d-aide-a-la-recherche
Des guides des sources et bibliographies thématiques peuvent également servir de base pour certaines recherches historiques. Dernier corpus édité : Guide des sources de la Première Guerre mondiale aux archives du Pas-de-Calais.
Pour en savoir plus : https://archivespasdecalais.fr/Chercher/Recherches-thematiques
Modes d’emplois, foire aux questions, suivi des corrections et évolutions sont également mis à votre disposition dans notre rubrique d’Aide pour vous aider à utiliser les outils et fonctionnalités de recherche et de consultation des archives numérisées : https://archivespasdecalais.fr/S-informer/Aide
D’autres thématiques et supports de présentation sont à l’étude tels que des tutoriels vidéo.
Vous pouvez également nous suggérer vos idées en remplissant le formulaire suivant : https://archivespasdecalais.fr/Contact/Nous-contacter-par-mail/Autre-demande
Développement de fonctionnalités
Les principales fonctionnalités attendues portent sur :
Un formulaire de recherche global pour tout le site (52% des réponses)
Bien que séduisante, cette solution n’est actuellement pas envisageable en raison de sa complexité technique dans notre environnement actuel (multiples logiciels complémentaires non-interopérables, hétérogénéité des données). Cependant, la mise en place de cette fonctionnalité sera reconsidérée lorsque l’évolution de cet environnement et/ou le développement de nouvelles technologies permettra de résoudre les blocages techniques à sa mise en place.
Possibilité de télécharger les documents (52% des réponses)
Cette évolution a été commandée auprès de notre prestataire et est en cours de développement. Nous ne manquerons pas de communiquer sur sa mise à disposition.
Création d’un espace d’échanges et d’entraide (46% des réponses)
En l’état actuel de nos moyens, nous ne sommes pas en capacité de mettre en place puis d’assurer la maintenance, la modération et l’animation d’un tel espace. D’autant plus qu’il en existe déjà sur le web, à l’initiative d’associations de généalogie ou de communautés. Pour le Nord-Pas-de-Calais, citons par exemple le forum GenNPdC : https://www.gennpdc.net/.
Partage de contenus (37% des réponses)
Certaines fonctionnalités déjà disponibles permettent le partage de pages :
- Archives numérisées : les permaliens identifient de manière durable les images sélectionnées. Pour en savoir plus : https://archivespasdecalais.fr/S-informer/Aide/Les-permaliens
- Pages éditoriales du site : en bas de page, des icônes proposent un partage sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter) et une impression des pages (notamment en Pdf).
Vous pouvez également copier l’adresse de la page (aussi appelée URL, exemple d’URL : https://archivespasdecalais.fr/S-informer/Aide/Les-permaliens) pour partager les pages du site.
Numérisation à la demande (35% des réponses)
Un service de numérisation à la demande est déjà proposé depuis la rubrique Contact avec un formulaire de demande spécifique : https://archivespasdecalais.fr/Contact/Nous-contacter-par-mail/Je-veux-commander-des-documents-numerises
Lorsque les quantités demandées ne peuvent être réalisées par l’atelier photographique des Archives, nous prenons en compte la demande dans les projets de numérisation externe à étudier.
Pour en savoir plus sur les conditions de reproductions : https://archivespasdecalais.fr/S-informer/Conditions-de-reproductions
Meilleure ergonomie de la visionneuse (35% des réponses)
A l’automne 2020, l’éditeur du logiciel que nous utilisons a procédé à la montée de version du visualiseur des archives numérisées. Cette montée de version permettait tout d’abord de répondre à des dysfonctionnements engendrés par l’obsolescence de l’ancienne version tout en laissant plus de place au document numérisé lui-même. Elle devait également permettre la mise en œuvre de plusieurs évolutions : contextualisation des permaliens, évolution des fonctionnalités d’impression et de téléchargement.
Malheureusement, la mise en production de la nouvelle version a mis en évidence des problèmes de performances, non anticipées par l’éditeur du logiciel, et qui n’ont pu être identifiés lors de la phase de tests. Ces problèmes de performances résultaient de la combinaison des facteurs suivants : un logiciel plus gourmand en ressources que la précédente version, une infrastructure sous-dimensionnée et un nombre de connexions simultanées d’usagers plus important qu’habituellement.
Les conséquences étaient de multiples dysfonctionnements aléatoires : lenteurs anormales, erreurs de chargement des images, dysfonctionnement de zooms ou de la pagination, etc. Notre service informatique a dans un premier temps multiplié par 4 les capacités de notre infrastructure pour pouvoir mieux répondre aux besoins. L’éditeur a par ailleurs été alerté pour améliorer son logiciel sur cette question. Les multiples interventions successives ont progressivement permis de stabiliser le visualiseur et de réduire les gênes occasionnées par des problèmes de performances. Les échanges avec l’éditeur se poursuivent pour résoudre les dysfonctionnements pouvant demeurer avant de reprendre les projets d’évolutions et de mise en place de nouvelles fonctionnalités.
Vous pouvez suivre ces travaux sur la page https://archivespasdecalais.fr/S-informer/Aide/Le-visualiseur-des-archives-numerisees/Dysfonctionnements-du-visualiseur.
Par ailleurs, la refonte graphique du visualiseur et l’apparition de nouvelles fonctionnalités a perturbé les habitudes de nombre d’entre vous. Il a donc souvent été compliqué de distinguer les réels dysfonctionnements techniques de simples difficultés d’utilisation.
Pour rappel, un mode d’emploi du visualiseur est à votre disposition : https://archivespasdecalais.fr/S-informer/Aide/Le-visualiseur-des-archives-numerisees
Enfin, nous avons relevé plusieurs remarques sollicitant la possibilité de zoomer sur les documents directement grâce à la molette de la souris. La question a été soumise à l’éditeur du logiciel en question. Il nous a adressé la réponse suivante :
La molette (simple) est déjà utilisée pour le défilement vertical et ne peut donc être utilisée simultanément pour une autre action de type zoom. Le raccourci CTRL+molette est capturé par les navigateurs qui grossissent l'ensemble des éléments de la page (barre de titre, pied de page, etc.) et déclenche un recalcul pour la mise en place de l'image. Ce raccourci est donc vivement déconseillé pendant la consultation d'un document. En revanche, nous rappelons que notre visualiseur prend en compte les raccourcis clavier « naturels » pour gérer le zoom sur le document : plus (+) et moins (-) et en recommandons l’usage.
Participation collaborative (30% des réponses)
En septembre 2020, une nouvelle rubrique Participer a fait son apparition avec la nouvelle version du site. Elle rassemble plusieurs projets de natures diverses, qui font tous appel à la participation des internautes :
- Collectes d’archives privées ;
- Photos Mystères : aidez-nous à identifier des clichés conservés dans nos collections ;
- Paroles de confiné(e)s : partagez et archivez vos témoignages du confinement ;
- Indexation collaborative (des matricules militaires) ;
- Transcription (des carnets de poilus).
Pour en savoir plus : https://archivespasdecalais.fr/Participer
Création d’un espace personnel (19% des réponses)
Il n’est pas nécessaire de créer un compte pour consulter nos instruments de recherche et archives numérisées. Mais il est déjà possible de créer un compte personnel pour :
- Enregistrer et commenter vos recherches ou des images de documents numérisés
- Participer à l’indexation collaborative des matricules militaires numérisés.
Pour en savoir plus sur les Albums et vous créer un compte utilisateur si vous en avez l’utilité, rendez-vous sur la page https://archivespasdecalais.fr/S-informer/Aide/Les-albums
Lexique des archives (15% des réponses)
Il existe un glossaire d’archivistique présent dans le site https://archivespasdecalais.fr/Glossaire et accessible depuis le pied de page présent sur l’ensemble des pages du site.
Pour en améliorer la visibilité, nous avons ajouté un raccourci vers le glossaire dans la rubrique « Aide ».
Vous pouvez nous suggérer des termes à définir pour l’enrichir en nous contactant : https://archivespasdecalais.fr/Contact/Nous-contacter-par-mail/Autre-demande
Accès cartographique des données (14% des réponses)
La nouvelle version du site internet comprend plusieurs cartographies d’accès aux données et aux instruments de recherche :
- Carte d’accès aux instruments de recherche des archives notariales (avec outil permettant de détecter les études les plus proches d’une localité), accessible depuis la page suivante (bas de page) : https://archivespasdecalais.fr/Chercher/Fonds-et-collections/Archives-notariales ;
- Carte d’accès aux instruments de recherche des archives communales déposées, accessible depuis la page suivante (bas de page) : https://archivespasdecalais.fr/Chercher/Fonds-et-collections/Archives-communales-deposees ;
- Portail communal qui recense tous les contenus disponibles pour chaque commune de Pas-de-Calais (accessible depuis la page d’accueil du site, sous l’intitulé "Recherche par commune" ) : https://portailsig.pasdecalais.fr/arcgis/apps/webappviewer/index.html?id=ad0474d235b3405abba85993290c1071 ; une nouvelle version de cette carte est en cours d’élaboration. Elle comprendra des outils permettant de suivre l’évolution historique des cantons et arrondissements du département.
Une autre carte est également en construction. Elle permettra d’accéder aux instruments des archives paroissiales déposées.
Informations permettant de comprendre pourquoi on ne peut pas accéder à certains documents (13% des réponses)
Certains fonds et/ou certaines années ne sont pas accessibles sur internet. En effet, si les archives sont par défaut librement communicables depuis 2008, de nombreuses exceptions, définies et encadrées par des textes législatifs et réglementaires, sont à prendre en compte. Ces exceptions sont justifiées par la protection de la vie privée, des données à caractère personnel, de droits d’auteurs, de droits à l’image ou encore pour des raisons de sécurité.
Pour en savoir plus sur les conditions d’accès aux archives publiques, rendez-vous sur le site @docs : https://francearchives.fr/@docs/
Par ailleurs, nous vous invitons à consulter les introductions des instruments de recherches et/ou les pages de présentation des fonds pour vous informer sur les conditions d’accès qui y sont le plus souvent clairement explicitées s’il existe des restrictions à la communication des documents.
Pour en savoir plus : https://archivespasdecalais.fr/Chercher/Fonds-et-collections
Enfin, d’autres facteurs peuvent restreindre l’accès à certains documents :
- Un document trop fragile pour permettre sa manipulation sans risquer de le détruire irrémédiablement (mauvais état, plaque de verre, etc.) ;
- L’absence de matériel de lecture adapté (archives audiovisuelles et sonores par exemple).
Les opérations de restauration et/ou de numérisation ont entre autres pour objectif de permettre la communication des documents concernés par ces facteurs. Malheureusement, ce sont des opérations souvent longues qui ne permettent pas une communication immédiate.
Il nous est toutefois possible de prioriser de petites quantités suivant les besoins de recherche exprimés par nos usagers. Pour solliciter l’inscription aux programmes de restauration ou de numérisation d’archives, contactez-nous :
- Je veux commander des documents numérisés : https://archivespasdecalais.fr/Contact/Nous-contacter-par-mail/Je-veux-commander-des-documents-numerises
- Autre demande : https://archivespasdecalais.fr/Contact/Nous-contacter-par-mail/Autre-demande
Projets à l’étude
Découpage des microfilms
Doléance régulièrement exprimée, nous nous accordons sur la problématique posée par le nombre très (trop) élevé de vues des microfilms d’actes d’état civil antérieurs à 1883 numérisés (sous-série 5 MIR). La numérisation à partir des microfilms réalisés par la Société généalogique de l’Utah, plutôt que des originaux, était nécessaire pour permettre une mise en ligne rapide et économique de l’état civil sur notre site internet en raison du volume que représente l’état civil du Pas-de-Calais.
Le découpage des lots d’images en lots plus raisonnables est envisagé pour améliorer l’accessibilité aux actes et faciliter la recherche. Toutefois, ce projet ne sera mis à l’étude que lorsque nous aurons achevé la numérisation de l’état civil que nous conservons (le planning prévisionnel estime la fin de l’opération courant 2022). Une phase préalable est également indispensable pour :
- Définir les modalités de ce découpage (année, intervalle d’années, type d’acte…), de la production d’un nouvel instrument de recherche associé, de la réorganisation et du renommage des centaines de milliers de fichiers images concernés ;
- Estimer (et obtenir) les moyens financiers et humains nécessaires pour le mener à bien ;
- Etudier la possibilité de conserver (correspondance) les permaliens qui ont pu être établis et utilisés.
Lorsque nous amorcerons cette phase d’étude préalable, nous mettrons en place une actualité dédiée à ce projet sur notre site.
Réflexion sur l’accès aux rubriques et ressources
Cette enquête a mis en avant que l’accès aux ressources ou à certaines informations n’était pas toujours évident pour les internautes. Une réflexion va être menée en interne pour améliorer la visibilité et l’accès à certaines informations. Il faut néanmoins garder à l’esprit qu’avec des milliers de pages, il est indispensable de structurer et de hiérarchiser l’information et qu’il n’est pas possible de tout proposer en page d’accueil par exemple.
Nous vous recommandons l’usage des moteurs de recherche internes du site, en entrant des mots-clés pour tenter de retrouver les informations que vous cherchez. Depuis n’importe quelle page du site, le moteur de recherche est accessible depuis l’icône loupe du menu principal (à droite).
Avertissement ! Il ne s’agit pas d’un moteur de recherche interrogeant les inventaires ou les images numérisées elles-mêmes.
Focus sur certaines remarques des internautes
Dans la catégorie "Réactions libres", certains internautes ont formulé des remarques qui nous ont interpellés. Nous tentons ici de leur apporter une réponse.
"J'ai pu constater de grandes disparités entre les archives numérisées des départements"
Cette disparité s’explique par plusieurs raisons.
Les collections d’archives publiques diffèrent grandement d’un territoire à un autre. Elles sont le fruit d’une histoire riche et ont subi les aléas du temps (destructions naturelles, guerres, gestions administratives diverses, etc.). Dans le Pas-de-Calais par exemple, plus de 80% des collections anciennes ont été détruites durant la Première Guerre mondiale. L’état civil a aussi subi de lourdes pertes, notamment dans les collections communales. C’est pour cette raison qu’il nous est impossible de mettre en ligne des années antérieures, que vous retrouvez pourtant facilement dans d’autres services d’archives départementales.
De plus, chaque département dote de moyens financiers son service d’archives départementales. Les budgets alloués et les orientations fixées diffèrent d’un territoire à l’autre, ce qui a des conséquences sur les politiques de numérisation et de mise en ligne, l’acquisition de logiciels différents, etc.
Enfin, la masse de données à traiter est aussi très inégalitaire d’un service à l’autre. Le Pas-de-Calais est le premier département de France en nombre de communes. La charge de travail que représentent la numérisation, le traitement des données et la mise en ligne est donc parfois plus importante et fastidieuse que le traitement du même fonds dans un autre département.
"Accès en distanciel pour la totalité des archives : indispensable aux seniors très éloignés" ou "J'ai hâte de voir les archives de moins de 100 ans sur le site"
Plusieurs remarques en ce sens ont été relevées.
Les archives départementales du Pas-de-Calais conservent plus de 700 000 références de documents qui représentent près de 40 km linéaires d’archives. Pour des raisons évidentes, il n’est pas envisageable, ni pertinent, de tout numériser pour mettre en ligne.
Par ailleurs, comme rappelé plus haut, des délais de communicabilités, définis par la loi et les textes réglementaires, doivent être appliqués à certaines archives pour diverses raisons : protection de la vie privée, droits d’auteurs, etc. Pour prendre des exemples frappants, ne trouveriez-vous pas scandaleux de trouver sur internet, à la libre disposition de tous, des documents tel que votre acte de naissance ou de mariage, vos bulletins de notes, vos fiches de paies, votre dossier d’enfant placé, vos avis d’imposition, la déclaration de succession détaillant les biens dont vous avez pu hériter, l’acte de vente de votre maison ou encore votre casier judiciaire ? Ainsi, nous avons le devoir, même si les documents sont déjà numériques ou numérisés, de ne pas les mettre en ligne à la libre disposition de tous.
Certains documents sont légalement librement communicables en salle de lecture, mais pas sur internet (exemples : actes de naissances de moins de 100 ans et de plus de 75 ans, recensements de population 1946-1975, etc.).
"Comment puis-je faire pour accéder à un document qui n’est pas numérisé et en ligne si je ne peux pas me déplacer en salle de lecture ?"
De très nombreux instruments de recherche sont déjà disponibles en ligne pour vous permettre de repérer les documents intéressant votre recherche que nous conservons : https://archivespasdecalais.fr/Chercher
Lorsque vous avez identifié le document qui vous intéresse et sa référence, vous pouvez nous adresser une demande de recherche et/ou de numérisation grâce aux formulaires de contact de notre site internet : https://archivespasdecalais.fr/Contact/Nous-contacter-par-mail
Il est également possible de solliciter une dérogation pour obtenir un accès anticipé à des archives non librement communicables en justifiant votre demande.