Cotes extrêmes : sous-série 4 E
Dates extrêmes : 1534 - 1918 environ
Importance matérielle : 2 433 mètres linéaires
Les notaires sont des officiers publics, établis pour recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d'authenticité attaché aux actes de l'autorité publique, et pour en assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer des grosses et expéditions.
Article 1 de l'ordonnance n° 45-2590 du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat.
Présentation du contenu
Les archives notariales fournissent des informations très importantes pour l' histoire des familles ou encore l' histoire d'une propriété :
- Ventes de terrains ;
- Baux, locations, commandes ;
- Contrats de mariage et testaments ;
- Contrats d'apprentissage ;
- Prix faits, conventions, marchés ;
- Délibérations des communautés d'habitants ;
- Nominations, prises de possession de cures ou de chapelles ;
- Traités, partages, donations, constitutions de sociétés, etc.
Les actes originaux rédigés par les notaires, appelés "minutes", sont souvent accompagnés de tables d'enregistrement journalier dites "répertoires". Les répertoires de notaires sont d'une très grande utilité dans de nombreux cas de recherche.
Par l'ordonnance de Villers-Cotterêts (1539), la tenue du répertoire est recommandée dans le royaume de France. Mais, même à la fin de l'Ancien Régime, cette pratique est loin d'être systématique. La tenue des répertoires en deux exemplaires est véritablement rendue obligatoire dans la période révolutionnaire (décret-loi de 1791), le double devant être déposé au greffe du tribunal. Ces dispositions sont confirmées par la loi du 25 ventôse an XI (16 mars 1803) qui instaure le notariat moderne.
Historique de la conservation
Les notaires ont l'obligation de garder leurs minutes (c'est-à-dire les originaux des actes qu'ils rédigent), puis de les verser dans un service public d'archives car ce sont des archives publiques.
Les actes notariés de plus de 75 ans
Les minutes sont versées au bout de 75 ans aux archives départementales. En raison du manque de place dans les locaux de conservation, toutes les études du Pas-de-Calais n'ont pas encore remis l'ensemble de leurs collections de plus de 75 ans aux archives départementales, qui détiennent principalement les documents jusqu'en 1918.
Dans le Pas-de-Calais, ils remontent rarement au-delà de 1680, sauf pour le Boulonnais et la Picardie (régime français du notariat) où elles peuvent dater du milieu du XVIe siècle.
Un régime particulier, comparable au tabellionnage, existait en Artois. Les notaires d'Artois n'étaient pas garde-notes. Il leur était enjoint de transcrire leurs actes et contrats sur des registres appelés protocoles et d'en porter ensuite les originaux au greffe du Gros. Le Gros d'Artois, institution chargée de la conservation des actes des notaires, était tenu par des officiers domaniaux (qui pouvaient en outre être des notaires), chargés exclusivement de délivrer des expéditions ou "grosses" de ces actes. Les notaires artésiens ne conservèrent, à partir d'une époque tardive du XVIIe siècle, qu'un double de leurs minutes : or les archives du gros d'Artois, sauf celui qui était établi à Saint-Omer, ont brûlé en 1915.
Le fonds de Saint-Omer est conservé à la bibliothèque communautaire de la ville.
Les actes notariés de moins de 75 ans
Ces actes sont conservés par les notaires.
Les archives notariales détruites par faits de guerre
Le Pas-de-Calais fut durement touché par les destructions des faits de guerre, essentiellement pendant la Première Guerre mondiale. Par conséquent, plusieurs études notariales virent leurs archives, partiellement ou totalement, irrémédiablement détruites :
- Bapaume, étude notariale n° 34 : très lacunaire avant avril 1920 ;
- Carvin, étude notariale n° 57 : rien avant 1897 ;
- Calais, étude notariale n° 54 : rien avant 1944 ;
- Croisilles, étude notariale n° 60 : rien avant 1859 ;
- Hénin-Liétard, étude notariale n° 79 : rien avant 1914 ;
- Lens, études notariales n° 90, 91 et 92 : rien avant 1914 ;
- Liévin, étude notariale n° 95 : rien avant 1895.
- Neuville-Saint-Vaast, étude notariale n° 106 : rien avant 1920 ;
- Saint-Venant, étude notariale n° 126 : rien avant 1919 ;
- Vimy, étude notariale n° 133 : rien avant 1920 ;
- Vitry-en-Artois, étude notariale n° 134 : rien avant 1922.
Conditions de communicabilité
Les délais de communicabilité appliqués aux archives notariales sont les suivants [Code du Patrimoine, articles L. 213-2, I, 4°d et 5°] :
- 75 ans à compter de la date de l'acte (ou 25 ans à compter du décès de l'intéressé si ce délai est plus bref) pour les minutes et répertoires des notaires ;
- 100 ans à compter de la date de l'acte si le document se rapporte à un mineur.
Les documents ayant plus de 75 ans sont librement communicables (sauf s'ils se rapportent à un mineur) ; toutefois, leur état matériel peut restreindre voire interdire leur communication ou leur caractère exceptionnel interdire leur communication sous forme originale.
Les documents ayant moins de 75 ans sont non communicables (sauf s'ils se rapportent à des personnes décédées depuis au moins 25 ans) sauf ordonnance du président du tribunal de grande instance prise sur avis du notaire détenteur des actes (voir la loi du 25 ventôse an XI). Avant ce délai, elles sont intégralement communicables à l'intéressé ou à son mandataire (notaire chargé d'une succession par exemple).
Les "mélanges" et les dossiers de clients sont des archives privées, conservées de manière marginale aux archives départementales. Leur accès suppose parfois l'autorisation de l'office notarial, tout comme la comptabilité ou les autres archives de l'office notarial.
Conditions de reproduction et de réutilisation
La reproduction des documents librement communicables et en bon état matériel de ce fonds est libre.
